制定差旅费用规则 还应体现企业文化

　　要想实现差旅管理的现代化，首先要建立一套体现企业文化、人性化的差旅政策。

　　

　　制定差旅政策要在分析以往差旅费用的基础之上，要在节约成本和员工满意度之间找到平衡，还应体现企业文化，更要细致入微……

　　目前我国多数企业缺乏差旅管理意识，差旅费用的报销流程复杂繁琐，财务人员的工作量巨大，出差员工差旅费用控制薄弱，管理效率低下。实施现代化差旅管理是改变现状的最佳方法。要想实现差旅管理的现代化，首先要建立一套体现企业文化、人性化的差旅政策。

　　企业差旅政策的制定体现了公司差旅费用支出的具体原则，涉及旅行安排、付款方式、差旅开销及支出的处理程序等。在制定差旅政策时，应注意以下问题：

　　差旅政策的制定要在分析以往差旅费用的基础之上。通过分析以往的差旅费支出找出规律性的出差行为，例如经常入住的酒店、经常乘坐的航班、经常出差的城市，这样可以了解到哪家航空公司可以成为指定航空公司，以获取最低机票折扣；哪家酒店可以成为协议酒店，以获取最优惠的价格。

　　差旅政策的制定要在节约成本和员工满意度之间找到平衡。如果一味地控制成本挫伤了员工的工作热情，影响了企业的整体形象，向外界传递了企业资金短缺的信息，这将给企业的经营带来负面影响；如果一味地迎合员工，则会使企业差旅成本大幅上升，利润减少，最终也会影响企业的长远发展。因此在制定差旅政策时要充分听取企业各方人士的意见，不仅要征求财务人员的意见，也要倾听经常出差员工的心声。例如出于节约成本考虑，企业或许规定某个职位的员工出差到车程12小时以上的地区必须坐硬卧，而当时的折扣机票可能只比火车票价贵出一两百元钱，坐飞机则可以快速到达。出差员工倾向坐飞机出行，那样不仅能够得到很好的休息，又能提高工作效率。然而财务人员则会认为成本加大了，财务效率降低。针对这一矛盾，在差旅政策中可以加上如下条款：在交通工具选择中，飞机机票折扣如果达到一定标准，可以选择乘机旅行。另外，在差旅政策中还可以加上如下条款：严格出差审批，如果用电话或视频以及电子邮件可以解决的业务坚决不批准出差；在出差时间确定的情况下，应提前数天预订机票和酒店以获得更为优惠的折扣等，这些条款的制定不仅能够有效节省不必要的开支，而且也不会招致出差人员的强烈抵制。

　　差旅政策的制定应体现企业文化。如果企业强调以人为本、上下级平等的企业文化，非常注重员工的感受，在出差规定上，也应力求人人平等，高级管理人员和普通员工间的待遇不要过于悬殊；如果企业强调权本等级的企业文化，那么在差旅政策的制定上应为不同等级员工制定差异化的差旅标准，以体现等级观念。

　　在差旅政策的制定上要细致入微。差旅政策中应严格规定可以报销的差旅费用明细以及出差人员的职责，例如出差员工必须严格执行差旅和住宿标准，必须在规定的时间内用规定的预订系统完成预订机票和酒店，并利用信用卡支付与之相关的费用并打出消费明细，必须按照规定的流程和期限报销差旅费用，不得报销与公司业务无关的消费支出，不得将公务舱位转换为经济舱位，从而为同行的配偶换取机票等。在差旅途中会遇到很多不确定因素，在差旅政策的制定上应列示安全旅行指南与有关保险的条款以保障出差员工的权益。

　　当差旅政策制定完成之后，应注意对企业员工进行差旅政策的培训，确保差旅政策的顺利实施。差旅政策作为企业的重要公共文件应放在公司内部网页，以便员工熟悉了解。在执行差旅政策时，要加强与员工的沟通，例如对新员工进行差旅政策的宣讲，提供一个公司内部的论坛用以讨论政策的相关条款，这样能够增强员工对公司差旅制度的认知和理解，并自觉遵守。

　　(王 苏 作者单位：中国传媒大学经济与管理学院)

　　（责任编辑：李志强）