勤哲Excel服务器在公司计算机设备管理中的应用

    北京 2012-03-08(中国商业电讯)－－中国民族证券有限责任公司信息技术部作为公司计算机设备的资产主管部门，负责对占公司资产总数70%以上的计算机设备的管理，其中大部分是服务器、交换机、路由器、存储设备等和系统运行息息相关的重要设备。随着时间的推移，计算机设备的数量越来越多，并且经过多次新设备启用旧设备报废的更新后，手工通过excel建立的资产台账已经满足对日益增多的资产进行精细管理的要求。

    而作为一个主管部门，又不可能在短期内投入大量资金建设单独的计算机设备管理系统。这时我们发现了勤哲Excel服务器，能够利用我们现有的excel表格样式和数据，迅速建立可以在网络中共享使用的资产数据库，同时，简单易学的功能和快速开发的能力使得我们用很短的时间根据需求建立起了系统验收入库、设备领用、设备归还的功能表单：

    一、各项功能：

   功能主要包括了系统参数、设备管理、供应商登记、查询统计。基本覆盖了日常所需全部功能。其中设备登记、入库验收单、设备领用、设备归还以及设备领用单批量打印等功能是日常使用最频繁的。

    设备入库验收单和领用单、归还单通过表间公式对资产登记表的相关字段进行修改，确保资产登记表的完整、统一。

    二、资产登记表

    资产登记表的录入界面，让我们可以通过手工录入的方式单独增加资产、修改资产状态。这在我们是通过打印出来手工填写，再录入Excel的方式来进行的。 

    三、设备入库验收单

    对设备型号进行了统一的管理，在资产入库时，不需要手工填写各项参数，只需要选择具体设备型号会自动从历史数据库中读取曾经入库的设备。管理员可以选择最相似的设备后进行微调，大大降低了资产信息录入的工作量。 

    四、设备领用单

    在设备领用时，通过数据筛选，只显示可以领用的设备，并且可以通过多选进行批量选择。列表选择还可以根据资产登记的各项数据进行分类，或者进行排序。大大提高选择数据的准确性和效率。选择后的数据会自动填入领用单相关字段，只需要选择，打印，就可以同时完成系统登记和纸质凭证。
领用完成后，通过表间公式将资产登记表的资产状态改为“已领用”同时将使用部门、使用人根据领用单的信息进行修改。 

    五、设备归还单

    设备归还时，系统列出所有领用过设备的部门和人员清单，只需要通过选择就可以完成表单的准确填写，同时资产清单会列出归还人所领用的所有资产用于选择归还的设备。

    设备归还后，通过表间公式将资产登记表的资产状态改为“可领用”同时将使用部门、使用人置空。

    通过使用Excel服务器对设备进行管理，设备的信息更加全面、完整，各项管理功能之间的关系更加清晰明了并且大大降低了设备登记、管理的工作量，提高工作效率和准确度。由于excel的开放性和易用性，我们的设备管理人员不需要经过专门培训就可以根据需要随时对管理系统进行调整，使用人面面对Excel也更加亲切，更容易上手操作。同时Excel服务器支持局域网应用的特点，使得我们不在一个办公地点的三个机房可以通过同一套平台进行设备管理，大大提高了设备管理的集成度。下一步我们计划通过Excel服务器的流程功能，将资产领用的过程纳入流程管理，通过系统完成申请、审批，进一步提高设备管理的水平。