中兴商旅e路通：探究优化财务管理的商旅隐形管家

　　本文由林立丰采写、黄家蓉整理

　　票面1000元的机票，员工800元买下，回来按照1000元报销；在实施财务报销过程中，差旅申请、审批、业务预订、差旅报销、财务结算不能有效关联起来，企业流程冗长导致效益低下、内部满意度低；各单位财务业务没有实施集中管理，难以建立与航空公司、酒店的直接采购合作关系，难以得到大幅度的优惠……

　　作为企业的经营者，是否知道每天公司有多少员工在飞机上？是否知道一年来有多少员工出过差？是否知道通过加强财务信息共享，实施差旅集中管理，可以使得差旅费用降低30%？是否关注过这座公司的“金矿”？

　　如何解决当前企业普遍面临的诸如缺乏及时有效的监管平台所导致的风险问题和监管漏洞呢？中兴通讯商旅e路通为优化财务管理提供了新的选择。

　　弯道超车：商旅管理新模式突围

　　“中兴通讯国际化大力拓展的那几年，正好赶上了2008年的金融危机，这次危机也对中兴通讯产生了巨大的冲击，作为一个全球性的上市公司，中兴通讯面临着巨大的成本压力和较高的盈利需求。”中兴通讯集团商旅事业部总经理李夫健说，“但是危机对于别人来说可能是走弯道，而对于我们来说，则是帮了一个忙，我们在那个时候实现了弯道超车，海外市场份额不断膨胀，从原来的不到30%到现在已经占60%了。”

　　在这个市场规模不断膨胀的同时，市场拓展、售后服务等各种差旅活动、商务活动非常频繁。人员满天飞直接导致国际商旅费用的迅速攀升，差旅管理的复杂程度也大大增加，如何有效管控商旅成本、优化财务管理成了摆在中兴管理层面前的一道难题。当时中兴通讯有员工7万多人，业务遍布了全球140多个国家，跨国、跨地区的业务往来十分频繁，每年的差旅费用大概在20亿元，机票酒店大概在4亿元左右。

　　和很多企业一样，差旅支出在中兴的企业管理成本中占据极大比重，在压缩企业管理成本和提高企业盈利的双重需求下，中兴通讯凭借自身国际商旅业务及外事信息系统多年的应用经验，并整合在UC/IM、组网咨询等资源，构建了一个基于商旅服务软硬件综合资源共享的服务平台，实现了从商旅计划、国际国内机票/酒店预订、火车票预订、商旅过程管理、财务处理、统一UC/IM沟通交流和手机移动互联互通平台。

　　为什么会有这个创新的想法呢？为什么会花这么大力气来打造这样一个平台呢？李夫健认为：“原因是因为传统的商旅服务商明显不能满足我们集团的商旅需要，传统的服务商只能提供票务服务、酒店服务，而基于差旅活动的全生命周期的管理，没有哪一家能提供这样的服务，中兴通讯本身有一个优势，就是身处IT行业，我们有丰富的IT资源，从2000年开始，我们就开始做企业内部的信息化管理，系统的建设和运用。顺应市场的需求，按照公司自己发展的需要，就是在这个背景下，我们打造出了商旅e路通服务平台。”

　　商旅e路通：让商旅的全生命周期可视化

　　中兴凭借多年运营电话呼叫中心和在线客服经验，在商旅e路通于内部全面推广应用后进入云服务平台建设和推广筹备。通过2009年一年运行的数据来看，中兴的差旅费用降低了将近30%，在机票和酒店业务上，节约了1亿多元成本，差旅费用经领导审批后3日就可以支付给员工，行政和财务的差旅管理成本也降低了50%，这个数字出乎中兴很多高层领导的意料。

　　为什么会带来这么大的效益呢？李夫健介绍：“因为商旅活动的全生命周期管理起来了，这样就促使了基层部门的管理有序进行，机票和酒店的采购有了很大的压缩空间。在量化数据的同时，通过IT手段为管理创新带来了新思路。商旅e路通将差旅制度嵌入到系统中，员工必须提前3天购票、购买低价票等都得到有效执行。以前财务人员对每一张报销单都需要在ERP系统去录入，现在因为差旅管理完全实行自动化，可以在系统里自动生成，避免了员工回来填单报销的麻烦，财务人员只要去审核，即可实现对差旅全过程的跟踪管控，解决了针对公司商旅业务流程无法实现各审批管控环节衔接的问题，使商旅全程可视、价格透明、可管理，有力地规避了外部代理虚开发票、虚假行程单等风险。”

　　差旅成本的节约主要体现在机票的提前预订上，按照统计数据来看，提前三到五天预订，有一到两折的优惠，能节省20%~30%的成本，当天预订则没有这么优惠。传统的差旅审批时间流程长，用这套系统之后，渠道比较多，手段比较先进，如手机短信、邮件、客户端、登录系统均可以审批，尤其是短信审批，可随时随地实现，员工预订的差旅申请，系统自动发短信给领导，领导回复短信Y或者N就可以审批，提升差旅管理的效率，节省了审批时间，一分钟之内可完成审批，效率进入秒时代，是一种全新的商旅管理模式。

　　通过月结的形式，员工手上没有发票，而系统会出具一张汇总的发票，对于经常出差的员工，系统可以监控到其报销过程，实现员工的商旅和财务的报销无缝对接，达到自动化报销这种境界。整个商旅过程中，员工不需要垫付任何费用，员工出差回来，系统也会自动显示，因为有一个机票使用状态已经使用了，报销系统自动提单，非常便捷。

　　李夫健说：“针对大中型企业，还是建议他用我们的云服务，不需要投入，一个星期的准备时间就可以使用这套商旅管理系统，这也是我们推荐的模式，叫‘公有云’服务，针对一些没有太多个性化需求的大众型企业，通过简单的配置已经能够满足其管理模式运作的需求，能够做到流程、功能、页面的灵活配置。而大型的集团公司，有很多个性化的管理需求，也可以单独部署、个性化开发，专门为客户量身定制，这叫‘私有云’服务。从云运营本身的架构来说，采用的是云存储、云部署，能保证数据的安全。”

　　市场化应用的效果：百余家知名企业共享中兴商旅e路通平台

　　李夫健认为商旅e路通的核心竞争力在于：“我们不是一个普通的机票提供商和酒店服务商，而是提供一个优化公司财务管理的手段，通过这个系统优化公司的商旅管理和财务管理，这是我们最大的特点。对于大型集团企业需求的理解，不是一般的软件服务商能做到的，他们没有像我们软件方面的人才，我们软件本身技术上也比较先进，采用现在的云服务模式，不是一般的企业能掌握的技术。我们主要定位的客户是大中型行业龙头企业、上市公司，这些企业公信力比较好，因为我们采用的是月结模式，按周期结算，前期都是需要我们垫资的,有时垫资额度高达五六百万元，如果信用度不好的企业，我们是不合作的。”

　　得知中兴的商旅管理云服务平台的优势后，海尔集团也通过这个云计算平台实现其精细化差旅管理创新服务。海尔整体机票和酒店采购近亿元，在成本控制的基础上实现海尔几万员工持续高水平服务是摆在海尔面前的一个难题。2011年2月，海尔集团商旅及电子报账系统上线，在这个云平台当中即实现了全公司差旅集中采购和服务的专业化管理，通过商旅e路通服务平台实现了出差的事前计划和预算管理，事中的审批控制，事后的差旅机票、酒店数据分析，同时实现差旅和财务报销的自动化集成，为海尔集团节省了大量管理成本，同时也很好地控制了差旅财务漏洞。

　　从商旅e路通的定位、设计、搭建、运营到推广，李夫健带领他的团队致力于打造一流的商旅云服务平台，不断进行商业模式创新，承诺免费给公司的合作伙伴和客户提供商旅服务，使客户永远“零成本”使用中兴商旅管理信息系统，并确保客户差旅成本降低20%~30%，管理成本降低50%的目标。

　　截至2011年底，已有近百家企业集团通过商旅e路通云服务平台获取企业商旅管理服务，除了前面提到的海尔，还包括中国移动、深圳航空、太钢、比亚迪、TCL、创维等多家知名企业。这些知名企业的成功运用也给李夫健和他的团队带来了信心，他认为：“商旅e路通在未来会成为优化财务管理的必然选择。”