职场任：写一份任务清单

　　可能你觉得列任务清单这件事只关乎你的个人习惯，不过如何运用它还是和你的效率紧密相连。

　　任务一：写一份任务清单

　　文｜CBN记者 李蓉慧 实习记者 沈从乐 李依蓉

　　新员工培训课程不一定会讲到“任务管理”，但是你每天或多或少都要为它动动脑筋。

　　拖着还没睡醒的脑袋去上班，路上要想的或许不止是早上吃点什么、喝杯拿铁还是卡布奇诺；昨天订好的会议里自己要说点什么；中午前给老板写邮件汇报进度；下午去见客户，主要谈哪个项目；给某个过生日的同事准备礼物；晚上参加同学聚会别迟到……

　　面对不一样的“To-Do List”，在列完清单之后按照重要和紧急程度对优先级别进行排列、计算执行时间，保证任务完成并给自己留有余地。

　　这是每个人的必修课。

　　当工作和生活这两个抽象的词被具体到一件件事情上来时，重要如做职业规划，琐碎如去干洗店都会出现在任务清单上，怎么完成这些任务直接关系到你对自己工作任务的把握和对生活的安排，甚至能直接反映出你的执行力。

　　就如何进行任务管理和对待自己的“To-Do List”，《第一财经周刊》邀请了26位公司人参与了一个“如何进行任务管理”的小规模调查。

　　这些职业分布在总裁秘书、工程师、网站编辑、审计师、大学教师的人当中不乏典型的行动派，也就是每天定时定点给自己的任务清单列好事项并规定完成时间(对拖延或无法完成的情况还有惩罚措施)，可见他们就有雷厉风行的特点。

　　而把所有事情都具体到一个个条目，也许一件事情里的每个步骤都要精确计算花费的时间和成本，但可能还是会有“觉得不够系统化”的烦恼。热衷于做任务清单，每天都更新，但是上面总有几条一直被标记着“未完成”，拖延症在很多人身上都有所体现。

　　另外还有人每天在脑子里把要做的事情想上十几遍并自动排序，完全不需要形式上的“To-Do List”……不同行业，不同的工作习惯，经验值也各自不同，而且还有一些性格差别的因素。

　　制定任务清单最原始的方式现在仍然适用。大部分受访者都还保留着随身携带记事本，遇到事情记下来的习惯。

　　但是记事本也会带来苦恼，首先是即便写下来、不定期检查也还是会忘记。如果你有好几个做清单的记事本，很可能事情会一团乱。还有每天用笔写清单并排序，其本身就可以作为任务清单的第一条，因为它也消耗时间。

　　现在有不少软件可以解决用记事本带来的麻烦。Google Calendar这个根据每天的时间制定内容的软件是大多数人的选择，特别是在团队合作需要彼此知会时间的情况下。手机上的时间管理软件也不少，简单的有把记事本搬到手机上的Word或Excel表格，复杂的有根据时间管理原则设计的App，有一些软件就完全契合了那些对任何事物都以“美貌至上”为原则的人的心理。

　　使用软件来管理任务越来越普遍，但它究竟是帮助你更好地管理时间，还是让你在任务管理方面精力分散？很少有人只用过一个软件，相比制定任务清单，往往会把更多的精力放在查看在不同终端上的软件里写过什么，和纸质的笔记本上有哪些重叠之处，再把它们组合在一起。

　　对于公司人来说要考虑的问题可能还有，是不是应该把工作和生活的内容分开；最好找一个能实现云存储跨终端的软件，否则在电脑上记下来的东西无法在手机上查看；总是被临时增加的事情干扰怎么办；忙起来即使在任务清单上写两行字都觉得烦啊……

　　当然，每个人的情况不同，习惯也不一样，这里要说的只是一些基本准则，至于如何操作，还是由你自己来把握。

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　　你对任务清单的依赖有多大？

　　“To-Do List依赖症”虽然是少数派，但大多数人身边都会有一两个list工具来帮助他们掌控自己的效率。在接受访问的26位公司人中，只有1位表示自己从来不用任务清单(对，他只用脑袋记)。其余的25人中，14位公司人每天甚至随时都要更新一下自己的List，另外还有3个人会每周定期更新List。

　　助理审计师沈梓振会随时更新他的任务清单，但不见得所有的事情都要列上去。比如他用来写清单的随身本上会写下“给20个客户打电话”这样的条目，但不会详细写跟谁、什么时候联络、什么事，这些细化的任务就交给客户联系单来具体处理了。在他看来，任务清单是自己工作的向导。

　　公司人对任务清单的依赖程度往往取决于他们工作任务的复杂程度，但清单最终只是用来安排时间并起到提醒作用的。不抓紧时间投入到工作中，却一直盯着单子看，上面的条目是不会自动减少的。

　　你为不能系统化而烦恼？

　　至少有5位公司人表达了对自己的任务清单无法系统化的困扰。一部分是因为记清单的工具太多，把自己的时间割碎在了不同的载体上，一天内要完成的任务都无法整理出一条完整的timeline。更多的，则是由于一个长期的项目会分散在很多天的清单当中，很少会提前对整个进程进行规划，或者在事后进行整理。

　　如果你对自己的任务清单有系统化的要求，就先改变对它的随意态度吧。在网络公司工作的林艳的任务清单就有这种效果。她用电脑和手机同步的Wunderlist记工作的项目进度，用便利贴记短期的非常规任务。她给自己的任务清单定下了四条“军规”：1、Wunderlist和便利贴上的任务绝不允许重复。2、Wunderlist上的任务根据所属项目归类，并根据轻重缓急加上deadline和星标。3、Wunderlist中另设一个“idea”项，外出临时想到的点子随手记在里面，等回到办公桌边时就对它们进行筛选，并归类到相应的项目中。4、便利贴每张只允许写一条任务，层叠贴在显示器右下角，最多不超过7张，否则就要检查自己是否没有搞清楚任务，或者应该把其中某项整理到长期项目中去。

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　　它还是用来沟通的材料之一

　　邱夏在一家食品公司做工程项目管理，她的任务清单就分为团队项目和自己的工作笔记。在项目组定期召开的项目会后，项目的进度和自己的工作计划都要进行相应的确认和调整。因为写任务清单本身就是工作内容之一，而且项目组有一套规范的Project List规范，List本身不仅是提高团队合作效率的方法，有时候还可以成为向老板寻求资源的依据：“老板，你看我要做那么多事情，仅凭手头的资源哪做得完，给点支持啊！”无论撒娇、卖萌，都敌不过一张铁证如山的任务清单。

　　任务清单不仅仅是个人的安排，只要你的工作不是单打独斗，那么清单上的内容总会与你的同事、老板，包括客户产生联系，在适当的时候拿出来，也可以成为沟通的材料之一。

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　　制定任务清单要掌握的10件事

　　01控制列清单的时间

　　本次调查中，不少公司人都会在比如上班路上先花5至10分钟想好当天要做的事，到办公室再记下来。超出10分钟的情况也有，一般是在写项目计划时。

　　02限定任务数量

　　许多时候清单里的事项对于公司人没有强大动力，所以会有“拖延症”。数量过多可能会导致恐惧心理。

　　03把任务细化

　　有时对于任务的拖延是由于任务表述的模糊不清而造成的，因此需要细化到具体行动，即action。

　　04去掉那些从未解决(也没什么严重后果)的事项

　　根据帕累托法则，清单中20%的任务贡献了80%的价值。一项任务如果长期没有得到重视，那么它很可能是没有价值的。永远先做有价值的事。

　　05标明每个任务所需的时间

　　对于有经验的任务，规定所需的大概时间可以提高效率；对于没有经验的任务，可依据他人经验作为时间参考值，这样能防止在一个问题上花费过多时间。

　　06留出任务与任务之间的空当

　　这与个人经验和统筹思维有关。留太多时间会不连贯，反之则可能因一件任务延迟而造成连锁拖延。

　　07要不要分类？

　　清单里没必要区分长期和短期任务，清单就是每日备忘录，是实现长期或短期目标的具体实施步骤。不过在规划长期及短期目标的时候可以分成几大类，但不宜过多。通常公司人都有意识先完成紧急、重要的任务。

　　08遵循MECE原则

　　意思是“相互独立，完全穷尽”。在把一个工作项目分解为若干个更细的工作任务时，要遵循完整性和独立性的原则，即分解过程中不要漏掉某项，而每项工作之间要独立，不要有交叉重叠。

　　09列清单所使用的工具不宜过多

　　使用你觉得舒服的方式，最好能随时查看。同时最好只专注于一种记录方式，因为有时会忘记同步。在使用任务清单的25位受访公司人里有7位使用单一的记录工具。其他人则除了电子工具外多数还会用到本子。

　　10定期调整

　　对于完成的任务不是单纯将其在当天的清单上划掉，而是进行详细记录，然后每周末或月末时进行归纳总结，这有助于公司人调整短期或阶段目标。同时，完成目标的成就感也是进行下一阶段任务的强大动力。

 

　　韦玮

　　凯捷咨询跨国企业业务高级经理

　　C=CBNweekly

　　W=韦玮

　　C：制作任务清单的关键是什么？

　　W：关键是简洁并且有重点。所谓的重点即是分清清单中任务的主次。

　　To-Do List是时间管理的一种工具，它会记录以及提醒你当日需要解决的事项。制作这种任务清单的目标并不是把所有的任务都做完，而是让人更有效地利用时间。清单中的任务可以是为了实现长期的目标所做的具体行动，也可以是应对突发事件所采取的必要措施。

　　C：制定任务清单时首先要做什么？

　　W：确定长期阶段目标。可以是在某一个领域、时间跨度为半年至一年的长期阶段目标。然后就是分解阶段目标。设定目标是一个很重要的事。通常“任务拖延症”是由3个原因造成的：目标不清晰；没有考核；没有考核者，即监督你完成清单上任务的人。比如把“自我提升”的目标分解为一年内通过日语N3等级考试，再细化到每天背150个单词。

　　C：在书写清单这步需要注意什么？

　　W：除了前文中提到过的几点外，还有每天设置1至3件最重要的任务确保必须完成，以及使用强有力的动词来表达任务。比如“给某某写邮件”比“联系某某”更加具有可行性。因为清单上的任务需要有强大的动力去push你做这件事情。

　　C：公司人的任务清单上很大一部分是关于工作的计划，这方面要注意什么？

　　W：工作计划包括需要解决的问题、对问题的假设、证明/推翻假设的关键分析、数据原始资料、责任/时间进度。当然这不是都要列在清单上，这是比清单更详细的计划。不过在制定任务清单时也需要预计一下可能会遇到的问题。这就和前文提到的“留出合适的空当”相关联了—这是在预计可能会发生问题的情况下，让你的工作流程继续有效运转的一种方法。

　　C：在制定清单时多数公司人都会考虑哪些事应该先做的问题，通常可以如何来判断？

　　W：一般来说，高优先级事项是指需要时间安排的事项，以及对主要信息会产生巨大影响的事项。比如安排问卷调查、核心客户访谈等。低优先级事项是指已经收集过信息的事项(只需要分析性工作)，以及优先级较低的事项，或(在最差情况下)口头就可以做的事。

　　C：在任务清单上把工作和生活分开是一种必要的习惯么？

　　W：这看个人习惯。就我个人而言，我习惯把工作和生活上的事放在一起。我会先确定自己能够支配的时间，比如有12小时，然后把所有事情列出来，然后在12小时的范围内平衡一下工作和生活各自占有的比重。可能有时候生活会大于工作。其实生活和工作很难完全分开，所以个人建议是放在一起。

　　Tips

　　公司人用过的App&软件

　　行客记事

　　与PC、Web云同步，支持录音、图片富文本笔记。

　　缺少deadline标注和提醒。

　　OnePunch Notes

　　与Google Calendar同步，索引便于查阅。

　　文件夹的管理任务方式不够科学。

　　Evernote

　　多平台云同步，支持富文本，闹钟提醒，颜色分类。

　　无法手写记事。

　　Remember the Milk

　　按最常用的搜索保存为智能列表，查看附近的任务并规划完成多任务的最佳方式。

　　每24小时只能同步一次。

　　Wunderlist

　　界面简洁，上手容易，跨平台同步，可查看已完成项。

　　没有日程功能，无法与Google Calendar同步。

　　OmniFocus

　　可以抓取Siri创建的提醒项目，可视化效果好。

　　贵，缺少密码保护。