在张敏看来，很多大的IT项目的实施，关键的挑战在于怎么把业务和技术平台结合起来。业务人员和IT人员互相之间的沟通、理解以及磨合，这个是不是做得好，实际上就是最后的结果好不好。

　　文/吕丹

　　已经成功登陆纳斯达克一年多的汉庭酒店集团，在多年的发展中，十分注重IT建设对业务的推动。据汉庭酒店集团IT总监张勇介绍，无论是董事长季琦，还是CEO张拓，他们都有与IT相关的背景，他们对整个汉庭的信息化建设是很有前瞻性的。“在汉庭还是几十家店的时候，整个集团的信息化就已经规划到了上千家店的水平。” 然而，业务的快速发展促使汉庭酒店集团高层对企业内部的信息化建设提出新的要求，希望通过新的预算系统对公司的经营预测进行高效分析，经多方比较，汉庭决定选择IBM Cognos。预测分析软件是IT产业的又一个重大趋势，也是经济和社会迅速发展所产生的迫切需求。伴随着多种产业的不断发展和升级，例如电子医疗档案、水资源管理、更有效率的铁路系统和智能电网项目等，企业需要具备全新的业务分析和预测能力，即如何分析海量的数据并预测未来，从而制定针对性的商业决策的能力。 IT匹配增速 汉庭2009年底有236家门店，2010年底发展到438家门店，一年的时间新增了202家门店。在这种快速增长的节奏下，如何平衡高速发展的业务战略和稳健的财务战略是令管理高层不容忽视的。在汉庭酒店集团CFO张敏看来，逆水行舟，不进则退，停止未见得就是稳健的，反而是怎么能够在整个扩张的过程中把握好投资决策的风险。“因为我们是处在高速成长的投资期，需要有一套非常有效的指标来随时考量目前在做的和前期已经做的投资决策，最后运行的结果是不是跟预期一样。所以中间要有很多跟踪指标，要跟踪很多参数。不仅是销售层面，还有成本层面的。所以需要由分析人员来关注这些指针，然后把这些信息及时反馈到决策层，在后面的投资决策当中就会汲取前面的经验和教训，来指导目前正在做的这些决策，这对整个过程的速度、有效性和准确度要求很高。” 据张敏介绍，汉庭的上市合规过程很顺利，因为在上市之前，很多业务活动都已经进行了规范化和标准化，IT是支持规范化和标准化的重要工具。在合规过程中有很多工作都已经通过IT平台实现了集中化，所以审核和控制都相对比较容易。“上市对于公司而言，提供了一个更稳定的资金来源，对未来的高速发展有更好的资金保障。公司上市之后进入了一个平稳且高速的发展过程中，整个IT平台的可靠性、效率和可复制性非常重要。其实我们在前几年就做了很多准备性的工作，像我们自己内部做的软件开发，以及支持内部业务流程建的平台。其实IBM做的预算系统是我们众多平台中的一个比较重要的模块。” 张勇谈到，从2010年3月开始准备至今，整个Cognos项目进展顺利，当然在数据整合方面也花了很多精力。有一些计算公式、计算方法，包括人事、销售、新店、老店技术数据的整合，建模花了很多时间和精力，因为要在现在的基础上建立一个新的模型，而且还要优化，但只要这些都达成了，后面的问题也就迎刃而解。原来可能是两个部门之间统计口径会不太一样，现在一个平台上统计口径和数据源统一，准确度非常高，各个部门之间不会出现数据偏差的问题。 今非昔比

　　在采访中我们了解到，汉庭原有的预算业务，每年除了传统的财务预算以外，还会有四个版本的滚动预算，另外还会出具多种对内和对外的报表。以前预算的周期大概要做六个月，一般是从下半年开始一直做到12月底，这个预算才算完成，并且在第二年还要继续做滚动预算。在没有实施Cognos项目之前，财务预算的整个过程中，准备基础数据以及做一些控制、审批基础的工作占据了绝大部分时间，而真正用在对企业最有价值的业务分析上的时间比例却非常少。而一个理想的状态应该是这样的倒三角：只需花很少的时间将全面预算相关的基础准备工作做好，然后留有充足的时间做业务分析。 传统财务人员一周的工作状况普遍是前两天在收集整理数据，星期三开始维护电子表格，做很多Excel的报表或者预算；第四天开始做创建报表和图形化的工作，还有一些模型的维护，直到最后一天才会有时间开始做分析以及一些传统的财务工作。Cognos项目实施后，可以在秒级就完成这样的工作，并且可以做很多What-if的假设，马上就能看到结果，大大提高了效率。而在新店预测方面，则有比较好的新店预测模型，可以基于投资预测的角度考虑问题，把投资金额的参数输入进去，考虑到其他多种因素，折算出这家酒店将来的回报周期有多长，当模型调整到可接受以后，再套入开发计划，最终得到整个新店的预测。 张勇认为，项目的实时性是很大的亮点。以前公司预算是用Excel来做，现在与BI系统集成之后，管理层可以随时看到调整前后的结果，实时性很关键；第二，管理上的灵活性也有很大的体现，比如有相关项目要进行预算调整，都可以非常快的在这个系统平台上调整完并看到效果，然后再决定是否真的履行这个方案。这在以前都是手工来做，效率会比较低。“进入这个平台，真正体会到预算作为龙头，整个公司的运作是以财务为核心的，财务又是以预算为龙头的，如果这块效率得到了大大提升和准确度，实时性提高的话，会带来整个公司的运作，包括后面的会计、收入审核、酒店的运作，这一条线就活起来了。” 此外，人力资源已经越来越成为企业的核心竞争价值和资产，企业对此也越来越重视，所以在发展过程中就需要更加精确的数据。中国的社保和公积金体系，每个地方都有一套标准，像汉庭这样的连锁酒店，员工来自于各个地方，每个人实际交的社保可能都不一样，原来的计算量很大很复杂，而有了这样的解决方案，可以做到非常精确，这样使得高层管理人员对整个人事的成本管控也能做到心里有数。 张敏也强调，汉庭是一个发展特别快的连锁酒店集团，所以在整个数据处理当中的效率、可靠度以及沟通的有效性，这几个指标是非常重视的。IBM的这套系统去年上线之后，主要在以下几个方面有帮助：第一，用于预算分析的人力可以得到很大的节省，因为预算是整个公司运营的一个核心的工具，涉及到很多员工的考核和业绩衡量，因此预算在制定过程当中彼此之间的沟通过程由于这个平台也变得更加顺畅；第二，由于数据在这个平台上整合，对决策支持的快速性和可靠性也有所改善。举例而言，汉庭一个专业的财务分析人员，原来能够支持覆盖的门店数可能只有30到40家，到预算的时候就非常忙。现在由于集成标准化之后，去年支持的人数应该已经达到了60家左右，今年可能还会有进一步提高。“预算这个功能专门有一个部门来负责，去年我们增加了约80%的门店，但这个预算组去年的人数大概只增加了一两个，所以工作效率的提高是很显著的。” 财务人员在这个系统的易用性方面反馈也非常积极。原来很多预算分析人员要花大量的时间做数据搬家的工作。现在通过效率的提高，他们的重点也开始转移，更多的转向对数据的分析、内部问题的发现和解决上。 张敏还补充道，预算要成为一个有效的管理工具，需要一个Top down再输入循环的过程，这个过程实际上是需要多部门去参与的。这个平台能够使得几十个部门的同事都能够同时在这个平台上给予输入，同时又能够及时得到反馈。“这使得我们预算编制的有效性，以及在这个过程当中创造每一个部门自己对预算的拥有感和主人翁意识非常重要。”另外，在结果的沟通上，每个店长的业绩考核都是与系统相关的，每个门店员工的奖金也都是跟预算完成度相关。如何能够在这个过程当中使数据传递成为无缝连接，不会由于一些人为的数据处理出现错误、递延、版本混乱等这些大组织里面常见的问题，是非常重要的。在这个平台上汉庭就实现了无缝的通讯连接，所有部门负责人在预算组控制这个版本上一旦明确之后，就能读到最新的结果，店长也是这样，很清楚他的预算是多少，如果这个季度有调整的话，就会得到一份调整通知，可以在平台上直接读到最新的考核指标多少，这套体系对于组织的有效运转是非常核心的。 越磨越利 在张敏看来，很多大的IT项目的实施，关键的挑战其实都在于怎么把业务和技术平台结合起来。业务人员和IT人员互相之间的沟通和理解以及磨合，这个是不是做得好，实际上就是最后的结果好不好，这是最关键的一点，在很多项目的实施过程当中都有这样的体会。这次实施总体来说还是比较成功的，一方面汉庭原有的业务体系已经比较模块化、程序化，并非是在实施之前临时来制作一些新流程，而是已经都准备好了的东西，只不过原来用的工具是excel，现在把它搬到一个更好的平台上来，所以原来的流程也相对稳定。 在全面预算系统上线之后，汉庭在未来的信息化方面会有怎样的理想目标？张敏坦陈，“我相信刀是越磨越利的，今年已经排在日程表上的一些改进的应用，会进一步深挖掘其有潜力的地方，首先是把更多的内部报告搬到这个体系上来，实现更多报告的自动化；其次，原来在设计的时候有很多预算的逻辑在里面，每年都会根据实际统计情况再做一些调整，在制定下一年预算时这个逻辑是不是要做一些调整才能做到更合理，这可能是我们今年主要在系统上做的一些改进。”